Revisionssicherheit im Dokumentenmanagement: Ein Prozess zur Gewährleistung der Integrität von Unternehmensunterlagen
Ein effektives Dokumentenmanagement spielt eine entscheidende Rolle in jeder Organisation, insbesondere wenn es um die Revisionssicherheit geht. Die Notwendigkeit, Dokumente revisionssicher zu verwahren, bezieht sich auf die Fähigkeit, die Unveränderlichkeit, Nachvollziehbarkeit und rechtliche Validität von Unternehmensunterlagen zu gewährleisten. Ein vereinfachter BPMN-Fließtext-Prozess zur Gewährleistung der Revisionssicherheit könnte wie folgt aussehen:
1. Erstellung eines Dokuments
Der Prozess beginnt mit der Erstellung eines Dokuments. Dies kann beispielsweise ein Vertrag, eine Rechnungsstellung oder ein internes Schreiben sein. Die verantwortliche Person, häufig ein Mitarbeiter eines bestimmten Fachbereichs, erstellt das Dokument in einem anerkannten Textverarbeitungsprogramm. Dieser erste Schritt ist entscheidend, da die genaue Erfassung aller relevanten Informationen von Anfang an sichergestellt werden muss.
2. Dokumentenprüfung
Nach der Erstellung wird das Dokument einer Prüfung unterzogen. Hierbei ist es wichtig, dass mehrere Parteien, einschließlich Vorgesetzter oder Fachexperten, das Dokument lesen und auf Richtigkeit sowie Vollständigkeit prüfen. Diese Phasen der internen Kontrolle tragen dazu bei, Fehler zu minimieren und die Qualität des Dokuments sicherzustellen. Eine nachvollziehbare Versionierung sollte bei jeder Änderung erstellt werden, um sicherzustellen, dass frühere Versionen weiterhin nachverfolgt werden können.
3. Freigabeprozess
Sind alle notwendigen Korrekturen durchgeführt und das Dokument inhaltlich abgesegnet, geht es in die Freigabephase. Hierbei könnte eine elektronische Signatur oder eine manuelle Unterzeichnung durch autorisierte Personen erforderlich sein. Es ist wichtig, dass die Freigabe nachweisbar ist, um die Revisionssicherheit zu wahren. Dieser Schritt dokumentiert, dass das Dokument von den verantwortlichen Behörden geprüft und genehmigt wurde, was eine zentrale Voraussetzung für die Revisionssicherheit darstellt.
4. Speicherung des Dokuments
Nach der Freigabe wird das Dokument revisionssicher gespeichert. Hierzu wird das Dokument in ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) hochgeladen, das spezielle Funktionen zur Aufbewahrung revisionssicherer Dokumente bietet. Es ist unerlässlich, dass das DMS eine Unveränderbarkeit der Dokumente gewährleistet, indem es sicherstellt, dass Änderungen am Dokument nur durch festgelegte Prozesse und mit entsprechenden Berechtigungen vorgenommen werden können. Bei jedem gespeicherten Dokument sollte eine Protokollierung erfolgen, die festhält, wer wann auf das Dokument zugegriffen hat.
5. Zugangskontrolle und Berechtigungen
Um die Revisionssicherheit weiter zu festigen, werden Zugangsberechtigungen festgelegt. Nur autorisierte Mitarbeiter haben Zugriff auf die revisionssicheren Dokumente. Diese Berechtigungen müssen regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um Sicherheitsrisiken zu minimieren. Zudem sollte eine Schulung der Mitarbeiter in Bezug auf den sicheren Umgang mit und den Zugriff auf sensible Dokumente durchgeführt werden, um das Bewusstsein für die Bedeutung der Revisionssicherheit zu erhöhen.
6. Archivierung
Langfristige Archivierung ist ein weiterer kritischer Schritt im Prozess der Revisionssicherheit. Revisionssichere Dokumente müssen gemäß den gesetzlichen Vorgaben für eine festgelegte Dauer aufbewahrt werden, bevor sie gelöscht werden dürfen. Das DMS sollte in der Lage sein, Archive sowohl digital als auch physisch zu verwalten, um sicherzustellen, dass alle Dokumente, die für die Revisionssicherheit relevant sind, auch zur Verfügung stehen, falls sie benötigt werden.
7. Überprüfung und Audits
Regelmäßige Audits sind ein wesentlicher Bestandteil des Revisionssicherungsprozesses. Durch interne oder externe Audits wird überprüft, ob die etablierten Verfahren zur Gewährleistung der Revisionssicherheit eingehalten werden. Bei diesen Audits werden nicht nur der Zugriff auf die Dokumente überprüft, sondern auch die korrekte Anwendung der Archivierungsrichtlinien sowie die Integrität der gespeicherten Daten. Ein positives Audit-Ergebnis trägt zur Vertrauensbildung in die Revisionssicherheit des Unternehmens bei.
8. Aktualisierung von Prozessen
Schließlich sollte der gesamte Prozess regelmäßig auf Aktualisierungen und Verbesserungen überprüft werden. Dies könnte das Einführen neuer Technologien oder die Anpassung an geänderte rechtliche Vorgaben beinhalten. Mitarbeiter sollten in dieser Hinsicht geschult werden, so dass eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung in Bezug auf Revisionssicherheit und Dokumentenmanagement gefördert wird.
Durch die klare Dokumentation und Nachverfolgbarkeit jedes Schrittes, die strikte Einhaltung der Prozesse sowie regelmäßige Audits kann das Unternehmen eine hohe Revisionssicherheit gewährleisten und sich somit rechtlichen Risiken und möglichen Konsequenzen durch unzureichende Dokumentation entziehen.
